通知公告

  • 关于做好2018年档案归档移交工作的通知
              日期: 2018-03-12         信息来源: 校长办公室        

    校属各单位:

    根据学校档案工作有关规定,2017年档案归档移交工作已经开始,请各单位于近期将2017年产生的所有文件、归档材料移交学校档案室。现将移交过程中有关事项通知如下。

    一、归档范围

    1、2017年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。

    各单位文件材料归档范围请参照《太阳神娱乐官网网址各类档案归档范围和保管期限表》(学校主页-校长办公室-档案管理)。

    2、归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本(电子稿、照片、光盘、磁盘等)。

    3、各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等(省级及以上),校际交流中具有保存价值的实物档案等,按要求均应整理归档移交校办档案室。

    4、二级学院附加移交材料:

    ①以班级为单位2017届每个毕业生的成绩单(含班级名单目录、对应的已经盖过各级公章的成绩单电子扫描件);

    ②省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料(含对应电子文本)。

    二、档案移交

    1、归档要求。各种归档要求及范本已上传至太阳神娱乐官网网址档案管理QQ群(469599953),请没有入群的部门档案联络员及时加入,随时查阅。

    2、归档验收。移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档标准进行验收:统一牛皮纸封面封底,较厚案卷棉线三孔一线装订,标准目录,标注页码,封底备考表标注归档责任人,移交的各种材料请附上电子文档,档案扫描要求:原件字迹清晰、不带插图的黑白档案可以采用黑白扫描;原件中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可以采用彩色扫描,将扫描的文件转换成双层PDF格式,如果原件中大部分是手写体OCR无法识别,不能转换成双层PDF格式的,扫描成JPEG格式即可(请切勿用相机手机等拍照),要求扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

    3、移交手续。归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时,其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交或发至太阳神娱乐官网网址档案管理QQ群。

    4、归档移交时间。学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门,请于4月底前移交上一年度的归档材料。科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定实行。

    移交电话:62509009

    移交地点:东区图书馆楼五楼档案室

    联系人:金锐

    校长办公室

    二〇一八年三月八日

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