通知公告

  • 关于做好2019年档案归档移交工作的通知
              日期: 2019-03-20         信息来源: 校长办公室        

    校属各单位:

        据国家档案法、高校档案管理办法和学校档案工作有关规定,2018年档案归档移交工作已经开始,请各单位于近期将2018年产生的所有文件、归档材料规范整理,及时移交学校档案室。现将移交过程中有关事项通知如下:

        一、归档范围:

        1、2018年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。

        各单位文件材料归档范围请参照《太阳神娱乐官网网址各类档案归档范围和保管期限表》和《2018年各部门重要文档移交备考》(详见档案工作QQ群),请注意收集齐全完整,切勿遗漏。

        2、归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本(扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等)。

        3、各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等(省级及以上),校际交流中具有保存价值的实物档案等,按要求均应整理归档移交校办档案室。

        二、档案的移交:

        1、归档要求:各种归档要求及范本已上传至河工院档案工作QQ群:469599953.请没有入群的部门档案联络员及时加入,随时查阅。

        2、归档验收:

        ①移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档标准进行验收:统一牛皮纸封面封底,较厚案卷棉线三孔一线装订,标准目录,标注页码,封底备考表标注归档责任人,移交的各种材料请附上电子文档。

        ②纸质档案存有各种电子文本的,不用数字化扫描。

        ③档案数字化扫描要求:为保障档案信息安全,确保学校及师生权益,扫描过程务必在各部门办公室进行,数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》实行。扫描分辨率应不小于200dpi;如文字偏小、密集、清晰度较差时,建议扫描分辨率不小于300dpi。存储格式JPEG或PDF。要求扫描后的图像端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

       3、移交手续:

        归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时,其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交或发至河工院档案工作QQ群。

        4、归档移交时间:

        学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门,请于4月底前移交上一年度的归档材料。

        科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档;财会档案部门留存一年。其它档案的归档时间按有关文件规定实行。

        移交电话:62509009,移交地点:西区图书馆楼五楼档案室,联系人:金锐。

     

                 校长办公室

                    二〇一九年三月二十日

     

     

     

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